前章では経理業務の現状を改めて整理しました。
本章ではなくならない経理の課題をあげていきます。

アナログな経理の無くならない課題

紙ベースで1つずつ手動で行う経理業務は、慣れることで習熟度も高まりますが、恒常的に次のような課題があります。
また、請求書・領収書・決算書などの書類は、業務効率と保管の両側面に当てはまることが多いです。

●固定席での作業が必要
紙媒体での作業が多い場合、社内のどこか固定席で作業することになります。
経理業務には、関係者以外の目に触れてしまうと困る情報も多くあるでしょう。
もし、自分の席が、人の出入りが多い固定席になっている場合、個人情報の取り扱いなどに十分気をつけねばなりません。

●スペースや時間が必要
紙で業務をするには、プリントアウト、かつ保管場所の確保が必要です。
プリントアウトした紙を置く場所だけでなく、プリントアウトするための複合機や印刷用紙もどこかに配置する必要があり、多くのスペースを使うことになります。
また、文書の整理や検索の際に、直近のものであればいいですが、過去に遡って対応する必要がある場合は時間を要します。

●業務負担
例えば、請求書などの書類を郵送するとしましょう。
まず「プリントアウト」し、「封入」。その後に「郵送」するという3つの作業が発生します。
それぞれの作業に時間がかかりますし、お付き合いする取引先が増えれば増えるほど担当者の作業負担が増します。

●送付物にタイムラグが発生
書類を送付した場合、お客様の手元に届くまでに一定の時間を要します。
急ぎの書類ですと到着するまで安心できなかったり、お客様から催促の連絡をいただいてしまったりすることもあるかもしれません。

●人的ミスの発生
本来であれば避けたいものですが、すべてを手作業で行っていると誤発送や誤入力などのミスが起こります。何度確認しても、100％安全とは言い切れないからこそ神経を消耗しますよね。
社内の中でも大事な情報を扱う機会が多いからこそ、できるだけ人的ミスを減らすフローを考えたいです。

経理は請求書発行や経費精算など、作業の特性から紙ベースで行うことが多く、固定席が必須という状態が一般的でした。
また、ハンコ文化が根強いことから、コロナ禍においても経理部門だけテレワークから取り残されてしまうといった企業もあったことでしょう。

これらの現状や課題を踏まえて次章では、
弊社が実際に行った具体策についてご紹介いたします。

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