2章に渡り、なぜ経理課が固定席に縛られてしまうのか、現状を踏まえて課題についてご説明してきました。
本章では、実際に弊社が取り入れた実例をご紹介いたします。


手作業からの脱却！デジタルツール導入による解決法

前述したような課題を解決するにあたり、弊社では経理業務に電子請求書発行システムを取り入れ、紙ベースの請求書発行を廃止しました。
具体的には、クラウド帳票発行サービスで売上シェアNo.1を獲得している 「楽楽明細」を導入。楽楽明細とは、請求書などの帳票をWeb上で発行できるクラウド型の電子請求書発行システムです。

紙いらずの電子データであるPDF形式で発行および送付を行うため、プリントアウトや封入、郵送作業がすべて不要になります。そして、請求書を電子データとしていち早く届けられるため、お客様を待たせることがありません。

こうした点だけでも魅力的に感じますが、このようなデジタル化を促進することで、どのような効果が得られるのでしょうか。続けて、ご紹介していきます。

楽楽明細の導入は紙などの経費削減だけでなく、経理部門の働き方の幅を広げてくれます。
紙ベースで取り扱っていたデータをデジタルに切り替え、ツール導入で作業の自動化を進めたことで得られる効果とは何なのか。
システムデザインとオフィスデザイン、それぞれの側面から説明していきます。

※ここで意味する「システムデザイン」とは、ツールなどを導入し業務効率化を実現したり、デジタル化の促進により今の業務フローが見直されたり、システムまわりで働き方をデザインしていくことを指します。

●システムデザインの効果
繰り返しの手作業やルーティン業務を自動化することは、立派な業務効率化です。
例えば、先述した郵送に伴う封入作業をなくすことにより、工数削減や人的ミスを軽減できます。
正確には、封入作業をなくすことで印刷に使う紙やインク、切手代が不要になり、経費削減にも繋がりますよね。

ツール上で請求書を送ることでタイムラグがなくなり、顧客満足度もアップ。
もちろん、従業員による送付作業やファイリングの時間も不要です。

さらには、デジタル化されたデータの保管や検索、共有などが可能になることで、経理担当者のリモートワークが実現できます。

●オフィスデザインへの効果
固定席にしばられないフリーアドレス、さらにはABW※を導入でき、経理担当者が場所に縛られることなく働けます。

※ABWとはActivity Based Working（アクティビティ・ベースド・ワーキング）の略で、業務内容や目的に応じて、働く場所や時間を選べる仕組みのことです。

紙データの電子化や脱ハンコ化を進めることで、働く場所や時間に制約されず業務が遂行できます。
そのため、従業員の柔軟な働き方を提示できることから、ワークライフバランスの改善が期待できるでしょう。

そのほか、デジタル化を進めることで紙ベースの文書管理やファイリングキャビネットの必要性が減少するので、オフィス内の物理的なスペースが開放されます。
これにより、オープンスペースの拡大やコラボレーションスペースの設置が可能になり、社内のコミュニケーションの活性化やチームワークの向上を図れます。

デジタル化によって作業が効率化され、多様な働き方を取り入れていく場合は、柔軟な作業スペースやプライバシーを確保できるブースの導入など、オフィスをカスタマイズするのも一手です。


リクルートにおいて選ばれる企業になるためには、従業員にとって「働きやすい環境」が欠かせません。
オフィスを綺麗にするだけでは本当の「働きやすさ」は叶いませんし、
ただシステムを取り入れるだけでは本当の意味での「業務効率」も叶いません。
働く人の気持ちになって、システムデザインとオフィスデザインを組み合わせた新しい空間づくりを考えることで
経理担当に限らず、なかなか進まなかったフリーアドレス、ABWに1歩踏み出すことができるのではないでしょうか？

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